חשבוניות וקבלות

9.1 חשבוניות אוטומטיות

כשאת מסמנת תור כהושלם, המערכת יוצרת אוטומטית חשבונית Draft עם:

• התעריף האישי של המטופל (אם הוגדר) או תעריף ברירת המחדל שלך
• הנחה (אם למטופל יש אחוז הנחה)
• מס (BTW) מחושב לפי שיעור המס שהגדרת
• תאריך חשבונית לפי תאריך התור
• תאריך יעד לתשלום: היום
• שורת שירות מתוך הגדרת Default session description שלך (או טיפול / "Therapy session" לפי שפת המטופל אם לא הוגדרה), עם ההנחה מוצגת בשפת המסמך (למשל טיפול (10% הנחה))

כל עוד החשבונית היא Draft, אפשר לערוך את נוסח שורת השירות ישירות בעמוד החשבונית: לחצו על העיפרון ליד התיאור, התאימו את הטקסט (למשל לדרישות הביטוח), ושמרו. ברגע שחשבונית נשלחה, שולמה או בוטלה היא מסמך שהונפק ואינה ניתנת עוד לשינוי. כל עריכה נרשמת ביומן הביקורת.

9.2 חשבוניות ידניות

היכנסו אל Invoices → New invoice ליצירה ידנית. בראש הטופס שני מצבים:

• Patient, חיוב מטופל מהמערכת (התעריף שלו מתמלא אוטומטית)
• Custom recipient, חיוב גורם מחוץ לרשימת המטופלים (חברת ביטוח, מוסד וכדומה)

שדה	תיאור
Patient (במצב מטופל)	מי מחויב, בחירת מטופל ממלאת את התעריף שלו אוטומטית
Recipient name (במצב מותאם)	שם הנמען (למשל "Acme Insurance Ltd.")
Recipient email (במצב מותאם)	כתובת אימייל לשליחת החשבונית
Document language (במצב מותאם)	English או עברית, שפת ה-PDF לנמען זה (ברירת המחדל אנגלית). חשבוניות מטופלים לא צריכות את זה: הן עוקבות אוטומטית אחרי שפת המטופל.
Line items	תיאור, כמות, מחיר ליחידה
Tax (BTW)	ממולא מראש מההגדרות שלך; ניתן לעריכה לכל חשבונית
Currency	ברירת המחדל היא מטבע הקליניקה
Due date	ברירת המחדל היום; ניתן לעריכה
Notes	הערות, לא חובה

הטופס מציג פירוט חי: סכום ביניים + מס = סה"כ (כל הסכומים מעוגלים למספרים שלמים).

חשבוניות לנמען מותאם מופיעות ברשימת החשבוניות עם שם הנמען במקום שם מטופל. אפשר לשלוח, לסמן כשולמו ולבטל אותן בדיוק כמו חשבוניות מטופלים.

9.3 רשימת החשבוניות

החשבוניות מוצגות לפי חודש עם ניווט ← →. בראש העמוד:

• כרטיסי סיכום Sent / Paid / Draft עם סכומים, לחיצה על כרטיס מסננת את הרשימה
• חיפוש לפי שם מטופל או מספר חשבונית (מחפש בכל החודשים)

9.4 שליחת חשבונית

מעמוד פרטי החשבונית, לחצו Send invoice. הפעולה:

• משנה את הסטטוס ל-SENT
• שולחת את פרטי החשבונית למטופל באימייל (בתבנית שהגדרת)

המטופל יכול לצפות בחשבונית בפורטל שלו.

9.5 רישום תשלום

כשמטופל משלם, רושמים את התשלום על החשבונית. שני מסלולים:

מחשבונית בסטטוס SENT: לחצו Record payment והזינו תאריך תשלום, אמצעי ואסמכתא.

מחשבונית טיוטה (Paid Directly): אם המטופל שילם בפגישה עצמה (מזומן, כרטיס וכדומה) ואין צורך לשלוח את החשבונית באימייל, לחצו Paid Directly. זה מדלג על שלב השליחה ועובר ישר ל-PAID.

אמצעי תשלום: מזומן, כרטיס אשראי, העברה בנקאית, צ'ק, ביט, פייבוקס.

בטופס התשלום יש גם שדה Gift voucher code: הזיני קוד של שובר כספי כדי לשלם את החשבונית מיתרת השובר במקום לבחור אמצעי תשלום (ראו ה-Store).

9.6 ביטול חשבונית

לחשבוניות שגויות, לחצו Void. נפתח עמוד אישור שמזהיר שהביטול סופי לפני שהוא מתבצע. חשבוניות מבוטלות מסומנות בבירור ואינן ניתנות עוד לפעולה.

9.7 סטטוסים של חשבוניות

סטטוס	משמעות
Draft	נוצרה אך טרם נשלחה
Sent	נשלחה למטופל באימייל, ממתינה לתשלום
Paid	התשלום נרשם
Overdue	תאריך היעד עבר וטרם שולמה
Void	בוטלה / שגויה

9.8 הורדת PDF

כל חשבונית וקבלה ניתנות להורדה כ-PDF מקצועי. לחצו Download PDF בעמוד פרטי החשבונית (בדפדפן או באפליקציה). ה-PDF כולל את שם הקליניקה, הכתובת, פרטי העברה בנקאית (אם הוגדרו), מיתוג, וכל השורות.

אם הגדרת אפליקציות תשלום (ראו אפליקציות תשלום בהגדרות), קובצי PDF של חשבוניות שטרם שולמו כוללים גם מקטע "Pay by app" עם פרטי הביט וקישור הפייבוקס שלך, בתוספת קודי QR לסריקה. חשבוניות ששולמו, קבלות ומסמכים מבוטלים לעולם לא מציגים אותו. פורטל המטופלים מציג את אותן אפשרויות תשלום בלחיצה על חשבוניות פתוחות.

שפת המסמך עוקבת אחרי המטופל. למטופלים בעברית המסמך כולו בעברית בפריסה מימין לשמאל, בכותרת חשבונית לפני התשלום וקבלה אחריו (מסמכים באנגלית נקראים INVOICE / RECEIPT). הסכומים נשארים בספרות רגילות עם סימן ₪ אמיתי. בחשבוניות לנמען מותאם, השפה היא מה שבחרת בטופס. אפשר לראות את שתי הגרסאות של המיתוג שלך בכל עת דרך Settings → Invoice branding → Preview (English) / תצוגה מקדימה (עברית).

9.9 אימייל קבלה בסימון תשלום

כשאת מסמנת חשבונית כשולמה, המערכת שולחת למטופל אוטומטית אימייל עם קובץ הקבלה מצורף. אין צורך לשלוח אותה בנפרד. המטופל רואה את הקבלה גם בפורטל.

9.10 מספור חשבוניות

מספרי החשבוניות ייחודיים לכל קליניקה ונוצרים ברצף. המערכת משתמשת במחולל עמיד להתנגשויות: אם שתי חשבוניות נוצרות בו זמנית, הן תמיד יקבלו מספרים שונים. אין צורך לנהל מספור ידנית.