תורים

6.1 צפייה בתורים

לAppointments שתי תצוגות, עם מתג בראש העמוד:

• Calendar, רשת שבועית שמציגה את הפגישות במקומן, בצבעים לפי סטטוס, עם חופשות וזמן חסום כרצועות מאחוריהן ושעות הזמינות שלך מוצללות. חורים והתנגשויות בולטים במבט אחד. לחיצה על משבצת ריקה קובעת תור באותה שעה, לחיצה על פגישה פותחת אותה. החיצים מדפדפים משבוע לשבוע.
• List, הטבלה, נוחה לסריקת סטטוסים לאורך טווח ארוך יותר. תורים שבוטלו מופיעים כאן, לא ביומן: הם יושבים באזור Cancelled מכווץ בתחתית, וכל אחד מציג מתי בוטל, על ידי מי (את או המטופל), ואת הסיבה אם ניתנה.

הרשימה מסתננת לפי:

• This week (ברירת מחדל)
• Next week
• This month

הרשימה מציגה שם מטופל, תאריך ושעה, סוג, מיקום, סטטוס, והאם נכתבה רשומת טיפול.

6.2 קביעת תור

לחצו Schedule (למעלה מימין) לפתיחת המתזמן הוויזואלי:

1. בחרו מטופל, הקלידו שם או אימייל לחיפוש (הבורר מחפש בכל המטופלים שלך)
2. נווטו לתאריך עם החיצים או בורר התאריכים
3. צפו בציר היום, תצוגה ויזואלית שעה-שעה שמראה:
   • 🟢 ירוק = חלונות הזמינות שלך
   • 🔵 מלבנים כחולים = תורים קיימים (לחיצה לצפייה)
   • 🔴 אדום = תקופות חופשה/סגירה
   • אזורים ריקים = פנויים לקביעה
4. לחצו על משבצת זמן לבחירתה, משך הפגישה מתמלא אוטומטית מההגדרות שלך
5. בחרו סוג (המשך, ראשונה, קבוצתית) ומיקום (פרונטלי, אונליין)
6. לחצו Schedule appointment

תורים שאת קובעת נוצרים בסטטוס CONFIRMED, והמטופל מקבל התראה מיד. תורים שמטופלים קובעים בעצמם (בפורטל או באפליקציה) מתחילים בסטטוס SCHEDULED וממתינים לאישורך. אפשר גם לקבוע מחוץ לשעות הזמינות הרגילות, המערכת מאפשרת חריגה עם סימון ויזואלי.

שימו לב: המערכת מונעת קביעה כפולה. ניסיון לקבוע על גבי תור קיים יציג שגיאה עם שם המטופל והשעה המתנגשים.

6.3 סטטוסים של תורים

סטטוס	משמעות
Scheduled	ממתין לאישורך, רק תורים שמטופלים קבעו בעצמם מתחילים כאן
Confirmed	מאושר, המטופל מקבל התראה באימייל/וואטסאפ. תורים שאת קובעת מאושרים אוטומטית ביצירה
Completed	הפגישה התקיימה
Cancelled	בוטל על ידך או על ידי המטופל
No-show	המטופל לא הגיע

6.4 אישור תור

תורים שאת קובעת מאושרים אוטומטית, אין שלב נוסף, והמטופל מקבל התראה ברגע יצירת התור. כפתור Confirm מופיע רק עבור תורים שמטופלים קבעו בעצמם (שמתחילים בסטטוס Scheduled). האישור שולח למטופל:

• אימייל עם פרטי התור וקובץ יומן .ics
• הודעת וואטסאפ (אם המטופל הסכים)

6.5 ביטול תור

לחצו Cancel בעמוד פרטי התור. אפשר להזין סיבה, לא חובה. המטופל מקבל התראה באימייל ובוואטסאפ (בכפוף לסטטוס שלו ולהעדפות ההתראות שלך).

6.6 סיום תור

אחרי הפגישה, לחצו Mark complete בעמוד פרטי התור. הפעולה:

• משנה את הסטטוס ל-COMPLETED
• יוצרת אוטומטית חשבונית טיוטה לפי התעריף של המטופל (או תעריף ברירת המחדל שלך) עם מס. תאריך החשבונית נקבע לתאריך התור.
• מציעה לך לכתוב רשומת טיפול

שימו לב: המערכת מונעת קביעת תורים חופפים לאותה מטפלת. ניסיון ליצור תור שחופף לתור קיים יציג שגיאה עם המטופל והשעה המתנגשים.

6.7 ייצוא ליומן

לחצו Export .ics ברשימת התורים כדי להוריד את כל התורים הקרובים כקובץ יומן. ייבאו אותו ל-Google Calendar, ליומן של Apple או ל-Outlook.

6.8 הגדרת זמינות

היכנסו אל Appointments → Availability כדי להגדיר באילו שעות מטופלים יכולים לקבוע תור אונליין. כל חלון שבועי נקבע בשני בוררים:

• First appointment, הפגישה המוקדמת ביותר שמטופל יכול לקבוע באותו יום
• Last appointment, שעת ההתחלה של הפגישה האחרונה ביום (למשל First 9:00 · Last 16:00 פירושו שהמטופל האחרון מתחיל ב-16:00)

סוף היום נגזר ממשך הפגישה שלך: שינוי המשך בהגדרות מזיז את שעת הסיום של היום, לעולם לא את שעת ההתחלה של המטופל האחרון.

חלונות הזמינות משמשים את עמוד קביעת התורים בפורטל. מטופלים יכולים לקבוע רק בתוך שעות הזמינות שלך, ורק שעות שהשרת באמת מציע ניתנות לקביעה (נאכף בצד השרת, כך שעמוד קביעה ישן לא יכול לתפוס שעה שכבר איננה).